O sucesso na venda de um projeto de evento está relacionado ao bom planejamento, que inclui as fases de treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataque.
A fase de Treinamento envolve:
· Experiência na “aquisição” de patrocínio;
· Estudo do mercado de eventos;
· Estudo do projeto.
A segunda fase, elaboração de material de apoio, inclui a apresentação institucional, conceito do evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores, etc.
O plano de ataque, a terceira e última fase, refer-se ao estudo dos “suspects”, processo decisório, abordagens e campanhas personalizadas.
1. Treinamento
1.1 Experiência na aquisição de patrocínio
Nesta fase é importante que o vendedor do evento vivencie a aquisição de patrocínio de alguns eventos. O vendedor deveria colocar-se na posição do comprador para tentar compreender suas angústias e dificuldades ao apostar em um evento.
1.2 Estudo de mercado
É necessário conhecer o mercado de eventos, além de estudar e se atualizar constantemente sobre o stor, a concorrência, etc.
Outro fator importante é que o vendedor tenha um entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.
1.3 Estudo do projeto
Fator essencial para a venda de um projetoé o conhecimento profundo que o vendedor deve ter do próprio projeto.
Para a obtenção de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
Na maioria das vezes, um comprador não irá patrocinar um projeto cujo próprio vendedor desconheça o mesmo.
2. Elaboração de material de apoio
Após a estruturação do projeto de um evento, o promotor deve elaborar um documento que apresente a empresa, o projeto de forma profissional, convicente e abrangente.
Esse documento auxiliará o vendedor a negociar com possíveis patrocinadores.
2.1 Apresentação institucional da empresa promotora
Nessa parte, devem ser apresentadas a empresa e sua história. Caso a empresa seja recente, os promotores devem fornecer os seus próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.
2.2 Conceito do evento
Após a apresentação da empresa e sua história, deve-se apresentar, de forma clara, o conceito principal do evento, definindo a estruturação do projeto. Esse item deve conter o tema central, missão, objetivos (principal e secundários), público-alvo do evento.
2.3 Justificativa
Nessa parte, devem ser apresentados os dados que comprovem a relevância do evento e mostrar a necessidade ou tendência forte de mercado.
2.3 Público-alvo
Deve ser feita uma apresentação mais pormenorizada possível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
2.4 Formato do evento
No formato do evento devem constar:
- Local: mostrar a relação do local com o evento. Colocar endereço completo, direção para se chegar ao local, suas características e justificar a escolha do mesmo;
- Data: deve estar impressa já na capa do documento (assim como o local);
- Atividades: devem ser descritas todas as atividades previsatas no evento, mostrando as possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes;
- Palestrantes: devem ser exibidas no documento informações importantes sobre cada palestrante, além de conter o tema da palestra com tópicos do conteúdo, histórico do palestrante e o motivo da sua escolha;
- Programação: deve conter data, horário de início e término das atividades, além de fazer com que o comprador consiga identificar o que ocorrerá a cada instante do evento.
2.5 Cotas de patrocínio, benefícios e valores
Deve constar a apresentação dos seguintes itens de cotas de patrocínio:
– Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser descritos de forma clara e abrangente e, devem ser, pricipalmente, efetivos.
– Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento.
– Construção de uma proposta única de vaçor.
2.6 Outras informações que fazem toda a diferença
Esse item deve conter os participantes e patrocinadores que já foram confirmados.
A terceira fase, o plano de ataques, será abordado no capítulo 07 deste mesmo livro.
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