Resumo do capítulo 2: Estruturação da idéia de um evento em projeto

A estruturação da idéia de um evento é uma fase importante na elaboração de um evento. Nessa fase são discutidas a determinação do conceito do evento, a identificação do público-alvo e do perfil dos convidados e a escolha do formato do evento.

O conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos.

O tema central pode ser, muitas vezes, o próprio título do evento ou sua descrição mais aprofundada. A escolha do título do evento deve ser muito bem pensada, pois o sucesso ou o fracasso do mesmo se relaciona diretamente ao seu título.

A missão de um evento deve ser capaz de transmitir o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado.Os objetivos do evento originam-se, a partir, da missão. São divididos entre objetivo principal e objetivos secundários.O objetivo principal apresenta o principal propósito do evento: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas.

Os objetivos secundários relacionam-se aos demais objetivos dos patrocinadores que serão atendidos de maneira secundária.A definição do público-alvo precisa estar de acordo com os objetivos do evento. Significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento.

O promotor de evento deve definir, primeiramente se o público-alvo será composto por pessoas físicas ou jurídicas.

O formato do evento é composto por data, local, atividades e programa.

A escolha da data deve seguir alguns critérios: pesquisar datas comemorativas; pesquisar eventos concorrentes; considerar dias da semana mais apropriados; considerar datas de fechamento de vendas e sazonalidade.

Para definir o local do evento, o promotor deve considerar se o local combina com o foco do evento, se possui infra-estrutura necessária e se condiz com o orçamento disponível.

As atividades variam de acordo com o objetivo do evento. Essas atividades podem ser: palestras, reuniões, ações sociais, culturais e de entretenimento, estandes para exposição e vendas, entre outros.De acordo com as atividades do evento, realiza-se um programa geral que define seus horários, durações e conteúdo.