Resumo do capítulo 3: Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Após serem definidas as atividades do evento, seu formato e público-alvo, é possível identificar os benefícios que serão oferecidos aos patrocinadores e também suas cotas de patrocínio.

Os benefícios que serão oferecidos aos patrocinadores devem ter relação com os objetivos principais do evento: exposição da marca, relacionamento e venda.

Os benefícios de geração de exposição da marca podem ser feitos através de divulgação na mídia; assessoria de imprensa; peças de divulgação; merchandising; patrocínio do translado ou patrocínio do key note speaker.

Em relação ao objetivo de relacionamentos, os benefícios aos patrocinadores podem ser oferecidos em palestras durante o evento, em estandes ou espaços exclusivos, em ações sociais e de entretenimento, que podem ser: atividades esportivas; almoços, jantares, coffe breaks ou coquetéis; salas de relaxamento ou beleza; shows; cursos de aperfeiçoamento profissional; sala de internet.
As empresas que patrocinam um evento, geralmente, o fazem com interesse na obtenção da lista de presentes. Para isso a empresa precisa traçar uma estratégia de ações pós-eventos, que devem se iniciar antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu término. Algumas idéias que podem ser oferecidas aos patrocinadores de ações pós-eventos são: mais do que um RSVP (inicias da expressão francesa “Répondez, s’il vous plaît”); contato pré-evento; mailling dos participantes; envio de material; pós-evento; administração do mailling e das ações.
O resultado da avaliação do evento, com diferentes análises de participantes ou do evento como um todo, deve ser oferecido, como parte dos benefícios aos patrocinadores, para facilitar a negociação do patrocínio.

O cálculo do valor do evento é uma fase essencial na estruturação do projeto, pois o promotor precisa garantir sua margem de lucro e ao mesmo tempo atrair investidores. As etapas para a definição do valor total do evento são: identificar o custo do evento para delimitar o nível mínimo de arrecadação ou a base do nível máximo de receita; calcular o valor do evento, que se divide em três fases: I – Fase de baixa concorrência; II – Fase de alta concorrência; III – Fase da busca pela vantagem competitiva. As cotas de patrocínio são definidas quando o promotor tem interesse na participação de mais de um patrocinador. Estas cotas são parcelas predefinidas para cada patrocinador, do valor total do evento.
Há três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio, sendo elas: um único patrocinador; mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios semelhantes e mais de um patrocinador com cotas e valores diferentes.